Legen Sie ein Budget für die wichtigsten ISO-Zertifizierungskosten fest
Um ein ISO-Zertifikat (z. B. ISO 27001) für Ihr Unternehmen zu erhalten, müssen Sie Zeit, Geld und Energie investieren. Zum einen entstehen Kosten durch die Durchführung und Vorbereitung des Zertifizierungsaudits. Zum anderen entstehen Kosten, wenn eine Zertifizierungsstelle Ihr Managementsystem auditiert. Benötigen Sie Unterstützung beim Aufbau eines nachhaltigen Managementsystems, müssen Sie mit zusätzlichen Kosten für ISO-Spezialberater rechnen. Legen Sie daher ein realistisches Budget für die voraussichtlichen Kosten der ISO-Zertifizierung fest.
Interne Kosten sind Teil der ISO-Zertifizierungskosten
Sie müssen die Zeit berücksichtigen, die Ihre Mitarbeiter mit der Projektarbeit zum Managementsystem verbringen werden, sowie die Sensibilisierungsbemühungen, um jeden Mitarbeiter für das zukünftige Managementsystem zu gewinnen.
Interne Kosten in der Managementsystem-Designphase
Die Entwicklung eines Managementsystems erfordert, dass Ihre Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeitszeit in die Erstellung und Überprüfung der Dokumentation investieren. Unterschätzen Sie nicht den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Entwicklung eines maßgeschneiderten Managementsystems. Die Lernkurve wird sich schrittweise verbessern. Um mit der Implementierung beginnen zu können, muss Ihr Team die relevanten Normen lesen und entsprechende Grundlagenkurse besuchen.
Interne Kosten in der Implementierungsphase des Managementsystems
Sobald Sie Ihr neues Managementsystem in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, müssen Sie verschiedene Kontrollen und Standardarbeitsanweisungen (SOP) anpassen und Ihre Mitarbeiter schulen. Denken Sie daran, ein internes Audit durchzuführen und die darin gewonnenen Erkenntnisse zu überprüfen. Dies muss im Managementbericht dokumentiert werden. Das Top-Management muss entscheiden, ob Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Dies kann die Zuweisung von Personal und Budget sowie die Unterzeichnung von Verträgen für neue Software, Hardware oder sogar Beratungsleistungen umfassen.
Interne Kosten in der Managementsystem-Zertifizierungsphase
Um die ISO-Zertifizierung erfolgreich zu erhalten, müssen Sie die Arbeitszeit verschiedener Abteilungen Ihres Unternehmens einteilen. Während des Audits unterteilen die Auditoren die Themenbereiche in Sitzungen. In jeder Sitzung prüft ein Auditor nicht nur die Dokumentation, sondern befragt auch die Beteiligten der relevanten Abteilungen (z. B. Buchhalter, Schulungskoordinator, IT-Administrator). Diese Personen müssen nicht an jeder Sitzung teilnehmen, sollten aber an den Sitzungen persönlich oder per Videoanruf (z. B. MS Teams-Sitzung, Zoom-Anruf oder Google Meets-Sitzung) teilnehmen. Die Auditzeit hat für alle im Auditplan als Beteiligten genannten Personen höchste Priorität. Daher müssen diese Personen verfügbar sein, wenn sie aufgerufen werden.
Interne Kosten in der Managementsystem-Förderphase
Es wird eine Initiative geben, um jedem Mitarbeiter die Verwendung der ISO-Zertifizierungsabzeichen sowie die von den Zertifizierungsprüfern festgestellten Verbesserungsaspekte zu erläutern. Während eines Zertifizierungsaudits kann das Auditteam Verbesserungsmöglichkeiten sowie Abweichungen feststellen, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens behoben werden müssen. Diese neuen Aufgaben kosten Zeit und verursachen möglicherweise zusätzliche Kosten.
Interne Kosten werden durch den nach der ISO-Zertifizierung erzielten ROI ausgeglichen
Sobald Sie die ISO-Zertifizierung erhalten haben, müssen Sie Ihre Mitarbeiter weiterhin an die neuen SOPs und Richtlinien erinnern. Mit der Zeit werden Sie verschiedene Vorteile feststellen, wie z. B.
- eine Verbesserung im Zusammenhang mit ISO 9001,
- eine Reduzierung der ISO-Registrarkosten und
- betriebliche Einsparungen durch ISO-Verbesserungen.
Externe Kosten sind Teil der ISO-Zertifizierungskosten
Um eine Zertifizierung zu erhalten, muss ein Unternehmen mit Kosten vor, während und nach dem Zertifizierungsaudit rechnen. Hier möchten wir Sie darüber informieren, welches Budget Sie für Ihr ISO-Projekt einplanen müssen.
Externe Kosten in der Designphase des Managementsystems
Nicht jeder ist ein ISO-Experte oder möchte seine gesamte Arbeitszeit dem Erwerb eines ISO-Zertifikats widmen. Unternehmen suchen daher häufig nach einem ISO-Spezialisten. Sie suchen entweder im Internet nach einem ISO-Berater mit einschlägiger Standard- und Branchenexpertise oder bitten um Unterstützung. Diese Art von Expertenhilfe ist kostenpflichtig. Berater berechnen ihre Gebühren oft nach der Größe des Unternehmens und der Komplexität seines Geschäftsmodells. Vergessen Sie nicht, dass Sie zu Beginn Ihres ISO-Projekts zahlreiche Dokumente erstellen müssen. Anschließend müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen, damit sie die Anforderungen des Standards und des oberen Managements kennen, damit das Managementsystem konform implementiert wird. Sie werden auch feststellen, dass die Kosten für die ISO-Zertifizierung auch Ihr internes Audit beinhalten. Einige Unternehmen können das interne Audit ihres Managementsystems mit internen Mitarbeitern durchführen, dies ist jedoch möglicherweise keine Option. Deshalb beauftragen Unternehmen Auditunternehmen mit der Durchführung eines internen Audits, um zu vermeiden, dass das Managementsystem aus der Perspektive eines vorgefassten Meinungen betrachtet wird.
Externe Kosten in der Implementierungsphase des Managementsystems
Wenn Sie externe Berater für eine Gap-Analyse oder ein internes Audit beauftragen, müssen diese Kosten in Ihr Budget einkalkuliert werden. Auch Schulungen sind ein wichtiger Aspekt, da Ihr Informationssicherheitsbeauftragter (ISO) die erforderlichen Schulungen absolviert haben muss. Bei einem plötzlichen Personalwechsel müssen Sie den neuen ISO möglicherweise erneut zur Schulung schicken. Wenn Sie möchten, dass alle anderen Mitarbeiter regelmäßig an wichtige Aspekte der Managementsystemanforderungen erinnert werden, können Sie Schulungspakete bei einem spezialisierten Schulungsanbieter buchen.
Externe Kosten in der Managementsystem-Zertifizierungsphase
Sobald Sie bereit sind, Ihr Managementsystem zertifizieren zu lassen, erhalten Sie ein Angebot von einer Zertifizierungsstelle (CAB). Nachdem Sie die CAB Ihrer Wahl ausgewählt haben, vereinbaren Sie mit dem Auditteam die Prüfung Ihrer Dokumentation. Dabei entstehen Kosten für die Zeit, die die Auditoren für die Prüfung Ihrer Dokumentation sowie für die Vorbereitung des Audits benötigen. Die Erstellung eines transparenten und konformen Auditberichts nimmt mehrere Arbeitsstunden eines leitenden Auditors in Anspruch. Diese Zeit müssen Sie entsprechend einplanen. Das Angebot der Zertifizierungsstelle weist in der Regel die verschiedenen Anteile der zugeteilten Arbeitszeit für die Vorbereitung, das Audit der Stufen 1 und 2 sowie die abschließende Dokumentation aus. Diese werden in der Regel als auditbezogene Kosten in Rechnung gestellt und machen den größten Teil der von einer Zertifizierungsstelle in Rechnung gestellten Kosten für die ISO-Zertifizierung aus.
Manche CABs erheben zusätzliche Gebühren für den Druck von Zertifikaten oder sogar für die Registrierung neuer Kunden in ihrem System. Stratlane sieht keinen Bedarf für übermäßige Nebengebühren wie Kundenregistrierungsgebühren.
Denken Sie daran, ein Budget für die Reisekosten des Auditteams bei Besuchen in Ihrem Büro einzuplanen. Neben den üblichen Hotelkosten können Ihnen auch Flug- oder Bahntickets in Rechnung gestellt werden. Führt das Auditteam das Audit vollständig remote durch, entfallen die Reisekosten vollständig oder machen nur einen geringen Teil der Gesamtkosten aus.
Nur zur Erinnerung: Die Zertifizierungsstelle muss jährlich ein Überwachungsaudit Ihres Managementsystems durchführen, um dessen konforme Anwendung sicherzustellen. Stellt das Auditteam fest, dass das Managementsystem nicht wirklich in den Geschäftsablauf integriert ist, empfiehlt der leitende Auditor möglicherweise die Aussetzung des Zertifikats. Dies wäre eine schmerzliche Erfahrung und kommt in der Regel nur sehr selten vor. Die Überwachungsaudits dauern in der Regel etwa ein Drittel der ursprünglichen Auditzeit.
Nach drei Jahren muss ein Rezertifizierungsaudit durchgeführt werden, das in der Regel zwei Drittel der ursprünglichen Auditzeit in Anspruch nimmt. Sowohl Überwachungs- als auch Rezertifizierungsaudits verursachen Kosten in Bezug auf Auditzeit und Reisekosten. Berücksichtigen Sie dies also bei der Planung Ihres 6-Jahres-Budgets, damit Sie alle voraussichtlichen Kosten für die ISO-Zertifizierung abdecken.
Externe Kosten in der Managementsystem-Förderphase
Sobald Sie Ihre ISO-Zertifizierung erhalten haben, können Sie Ihren Kunden und Interessenten mitteilen, dass Sie nun ein ISO-Zertifizierungsabzeichen besitzen. Hierfür fallen möglicherweise Marketingkosten für den Druck von Aufklebern, Broschüren und sogar die Neugestaltung Ihrer Website an, um all die ISO-Zertifizierungsabzeichen zu präsentieren, auf die Sie stolz sind. Diese Ausgaben mögen im Vergleich zu den zuvor genannten Kosten gering sein, aber vergessen Sie nicht, auch für diesen Teil Ihrer Zeit nach der Zertifizierung Geld einzuplanen.
Beachten Sie, dass es Vorschriften für die Verwendung solcher ISO-Zertifizierungsabzeichen in Marketingmaterialien gibt. Dies gilt auch für Positionierungsaussagen, die B2B-Kunden oder Verbraucher irreführen könnten. Lesen Sie die Regeln der Zertifizierungsstelle für ISO-Zertifizierungsabzeichen, damit Ihnen keine zusätzlichen Kosten für die ISO-Zertifizierung entstehen, etwa durch Prozesskosten, falls Kunden Sie wegen falscher Angaben verklagen.
Zusammenfassung
Wie Sie aus diesem Artikel erfahren haben, gibt es interne und externe Kosten, die Sie in Ihren Budgetplan einbeziehen müssen. Ein Plan mit Puffer hilft, unangenehme Finanzierungsprobleme zu vermeiden, wenn Sie die Ziellinie überqueren.